2018 et l’obligation d’agrément des logiciels pour les diagnostiqueurs ; un grand flou ?

L’article 38 de la loi de Finance pour 2016 avait rendu obligatoires pour les entreprises et les professionnels la facturation et la tenue de caisse sur des logiciels agréés.

Incluse depuis dans le code général des impôts (article 286, I, 3° bis), cette obligation de n’employer que des logiciels de gestion en conformité à la loi anti fraude à la TVA s’applique au 1er janvier 2018 y compris aux entreprises du diagnostic immobilier.

Malgré ou à cause de la simplification apportée dans l’urgence, un grand flou s’installe notamment pour savoir qui est obligé de s’équiper d’un logiciel certifié selon son statut et sa clientèle.

En tant qu’éditeur de la suite de gestion SOGEXPERT, Arobiz a voulu en savoir plus et tente d’éclaircir le flou qui inquiète les opérateurs du diagnostic immobilier quel que soit leur statut professionnel.

Un peu de mise au point

A l’origine l’obligation émane du ministère des Finances (BOFIP du 3 août 2016) qui déplorait des pratiques de recettes dissimulées, souvent payées en espèces, susceptibles d’être soustraites à la TVA et à l’impôt. Il a donc été institué l’obligation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA de n’employer à partir du 1er janvier 2018 qu’un logiciel de facturation ou système de caisse agréé par le Ministère des finances.

Après simplification (décision ministérielle du 15 juin 2017), il apparaît que :

Toutes les personnes physiques ou morales de droit privé ou de droit public sont tenues d’employer un logiciel de gestion agréé dès lors qu’elles effectuent des opérations avec des clients non assujettis à la TVA (les particuliers notamment).

A savoir : C’est la notion de clientèle assujettie ou non à la TVA qui déclenche l’obligation. Ainsi, en résumé, pour les assujettis à la TVA facturant à des non assujettis à la TVA (BtoC) l’obligation s’applique ; mais elle ne s’applique pas si ce sont des assujettis à la TVA facturant à des assujettis à la TVA (BtoB). Ainsi pour les entreprises assujetties qui facturent aussi bien à des entreprises assujetties à la TVA qu’à des particuliers non-assujettis à la TVA l’obligation s’applique puisqu’une partie de la clientèle au moins est non assujettie à la TVA.

Si tous les assujettis à la TVA sont soumis à cette obligation d’agrément du logiciel de caisse, les quelques assujettis relevant du système de la franchise de base ainsi que ceux exonérés de TVA en sont exemptés.

C’est la fonctionnalité de caisse qui déclenche l’obligation d’agrément du logiciel, ainsi tout logiciel de gestion permettant l’enregistrement d’opérations réalisées avec des clients non assujettis à la TVA doit être considéré comme un logiciel de caisse et donc soumis à l’obligation d’agrément.

Ainsi, pour les ODI qui ne sont pas en franchise de TVA ou non-assujettis, s’ils ne facturent qu’aux entreprises (BtoB), ils ne sont pas soumis à l’obligation de facturer sur un logiciel agréé ; par contre du moment qu’ils facturent à des particuliers l’obligation s’applique même s’ils facturent en partie à des particuliers (BtoC) et en partie à des entreprises (BtoB).

Ce qu’il faut savoir : Diagnostiqueur immobilier, vous êtes soumis à l’obligation d’utilisation d’un logiciel conforme quel que soit votre statut (y compris indépendant) dès lors que vous êtes assujetti à la TVA (y compris sous le seuil de la franchise de base) et que vous encaissez les règlements de vos clients particuliers au moyen d’un logiciel de caisse.

Qu’est ce qu’un logiciel de gestion agréé ?

Pour ceux qui utilisent un tableur comme Excel® ou LibreOffice® par exemple, obtenir un agrément du Ministère des finances français semble bien illusoire ; pour les autres, tout dépend du logiciel employé. La loi prévoit qu’il appartient au chef d’entreprise de justifier de l’une des deux formes d’agrément de son logiciel de facturation :  

Soit le logiciel aura reçu un certificat délivré par un organisme accrédité conformément aux dispositions de l’article L115-28 du code de la consommation. Si l’utilisateur du logiciel s’est assuré de l’existence de ce certificat, il ne pourra pas être inquiété en cas de contrôle de l’administration fiscale sous réserve de présenter le justificatif de ce certificat ;

Soit, le logiciel bénéficiera d’une attestation, par laquelle son éditeur a engagé formellement sa propre responsabilité d’éditeur sur le respect des normes légales en France en matière d’intégrité, de sécurisation et d’archivage des données de facturation. En ce cas, c’est la responsabilité de l’éditeur qui cautionnera son utilisation légale par le chef d’entreprise.

Le risque en cas d’usage de logiciel non agréé ?

A tout moment un contrôle inopiné des logiciels de facturation ou de système de caisse peut être déclenché et sans préavis aucun. Selon l’article L80-O du livre des procédures fiscales, les agents de l’administration fiscale sont libres de se présenter de manière inopinée pour vérifier le respect de ces obligations.

Si, à partir du 1er janvier 2018, le chef d’une entreprise assujettie à la TVA se trouve dans l’incapacité de justifier de l’agrément de son logiciel de facturation ou de système de caisse (logiciel certifié ou attestation de l’éditeur), l’amende encourue est de 7 500€ par logiciel.

C’est à dire qu’en cas d’utilisation de plusieurs logiciels de facturation ou de système de caisse non conformes, l’amende portera sur chacun de ces logiciels et sera donc multipliée en conséquence avec tout de même un plafond de perception de 15 000€ d’amende.

Une fois l’amende infligée (et payée) le chef d’entreprise ne disposera que de 60 jours pour se mettre en conformité avec la législation sous peine d’amende supplémentaire voire de sanctions allant jusqu’à l’interdiction d’exercice.

A savoir : La fraude à la TVA représente plus de 17 milliards d’euros chaque année en France. Plus de 45 000 vérifications de comptabilité en 2016 ont entraîné plus de 11 milliards d’euros de redressements fiscaux.

Toutefois, toujours dans la volonté de simplification il semblerait qu’un délai de 6 mois soit accordé aux entreprises soumises à l’obligation pour s’équiper d’un logiciel agréé ce qui sera le cas de la fonctionnalité de gestion de caisse incluse dans SOGEXPERT.