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La signature mail, un outil de communication puissant et sous-évalué pour votre entreprise

Trop souvent négligée, la signature mail constitue pourtant un formidable canal de communication pour votre entreprise. L’outil présente de nombreux avantages et avec quelques conseils pratiques et l’utilisation d’outils appropriés, il deviendra en quelques clics votre meilleur allié…

La signature mail vous permet d’accroître votre visibilité et votre notoriété

Pour commencer, une signature email professionnelle vous permet d’asseoir votre image de marque auprès de vos clients et prospects. En effet, grâce à la présence d’informations de contact et d’actualités rassurantes, elle représente un véritable gage de sérieux, de crédibilité et de légitimité. Elle témoigne ainsi de votre professionnalisme.

Véritable carte de visite numérique et outil d’aide à l’identification, une signature mail correctement réfléchie et construite suscite la confiance. Elle personnalise les échanges et délivre des informations ciblées que vos destinataires assimileront naturellement. Ces informations précieuses favorisent en effet la mémorisation de votre marque et de votre identité, et permettent par la même occasion à vos clients et prospects de vous recontacter plus facilement.

Signer vos e-mails aide à doper vos conversions

Savez-vous que la signature mail offre bien plus de fonctionnalités que la seule transmission de vos coordonnées dans vos échanges quotidiens ? Ce n’est pas sans raison qu’on la qualifie de « canal de communication » !

Ainsi, selon l’outil sélectionné, vous pourrez l’agrémenter de liens d’appel à l’action pour communiquer sur le sujet de votre choix :

  • Dernière actualité publiée sur votre site 
  • Veille réglementaire
  • Participation à un évènement (foire, salon, etc.) pour en informer vos clients et prospects et, pourquoi pas, les y convier
  • Offre promotionnelle en cours
  • Avis client ou témoignage que vous souhaitez relayer 
  • Enquête de satisfaction ou sondage que vous menez

En bref, la liste est longue, comme les opportunités offertes par cet outil puissant de communication corporate et vecteur de conversions.

Utiliser la signature email professionnelle favorise la communication interne

La transition est parfaite pour évoquer l’un des nombreux avantages offerts par la signature de mail, auquel on ne pense pas spontanément : l’employee advocacy. Kézako ? Né aux États-Unis, ce phénomène repose sur la mobilisation des employés à communiquer et à assurer la promotion de leur entreprise sur leurs réseaux sociaux, LinkedIn en tête.  Cependant, il ne s’agit pas ici d’employee advocacy à proprement parler, mais plutôt, par extension, de « marque employeur », avec des salariés occupant un rôle d’ambassadeurs, même après leur débauche.

En effet, il est clairement établi qu’une signature mail travaillée et tenue régulièrement à jour favorise une communication interne de qualité. Et disposer d’une communication interne de qualité s’avère fondamental pour permettre une bonne diffusion des informations, mobiliser les troupes, et, surtout, maintenir la cohésion ainsi qu’une bonne ambiance générale au sein d’une structure professionnelle.

Nos conseils et outils pratiques pour une bonne signature mail professionnelle

Maintenant que vous avez saisi l’importance d’une bonne signature d’email professionnelle, il convient d’aborder les informations qu’elle doit contenir et d’évoquer les différents outils existants. C’est parti !

Les indispensables d’une bonne signature mail

Avant toute chose, il convient de veiller à la lisibilité, à la clarté et à la pertinence des informations délivrées dans votre signature mail. En effet, il ne s’agit pas ici d’inonder votre expéditeur d’informations dont il n’a pas nécessairement besoin. Cela étant dit et établi, voici les données qui doivent nécessairement y figurer, dans le respect de votre charte graphique :

  • Vos nom, prénom et fonction dans la structure
  • Vos informations de contact (numéro de téléphone, rappel de l’adresse mail de contact, etc.)
  • Le nom et le logo de votre entreprise
  • L’URL de votre site internet
  • Vos pages réseaux sociaux (inutile d’en faire mention si vous ne les tenez pas à jour régulièrement)
En complément de ces informations, nous vous conseillons d’ajouter une petite touche personnelle, ainsi qu’une bannière à votre signature mail. Vous passez dans ce cas d’un format purement textuel à un format image.
L’ajout d’un encart va vous servir de canal de communication et vous permettre ainsi de doper vos conversions. Partagez-y la dernière actualité de votre entreprise au moyen d’un visuel adapté et attrayant et d’un appel à l’action (CTA ou call to action), invitant votre client ou prospect à cliquer pour visiter la page en question.
 
Enfin, nous vous invitons à apporter une attention particulière à la compatibilité de votre signature mail avec l’ensemble des supports existants. Ainsi, une signature de 600 pixels conviendra aux ordinateurs fixes ou portables, quand 320 pixels suffisent pour une lecture sur téléphone mobile. Last but not least, préférez une taille et un poids réduits, ne dépassant pas 50 Ko.
 

Les outils de création et de gestion

Il existe pléthore d’outils d’aide à la création de signatures mail. La plupart des signatures sont proposées au format HTML pour garantir leur compatibilité avec l’ensemble des messageries existantes.

Vous trouverez des services gratuits auprès de générateurs de signatures, offrant les fonctionnalités de base. Tout dépendra de vos exigences en matière de présentation et fonctionnalités. Ainsi, certains outils vous invitent à créer votre signature à partir de modèles existants ou templates, et d’autres proposent également des solutions statistiques vous permettant d’affiner et d’adapter votre stratégie de communication grâce au taux de clics.

Voici, pour commencer, deux outils de signature mail gratuits à ajouter à votre messagerie et que notre service client vous recommande :

  • Hubspot : son générateur de signatures offre les fonctionnalités de base et s’apprivoise très facilement
  • Mail signatures : le site est en anglais, mais au besoin, Google translate le traduira pour vous dans les grandes lignes. Rendez-vous sur l’onglet Signature generator ou « Modèles de signatures », choisissez vos préférences dans les filtres ou optez directement pour l’un des modèles proposés afin de le personnaliser.
Vous connaissez à présent les nombreux avantages procurés par une signature mail professionnelle. Vous disposez également des informations nécessaires pour vous lancer avant d’envisager des solutions plus avancées et élaborées. 
Et si on vous disait qu’Arobiz assure la gestion de l’obtention de votre nom de domaine et procède à la création de votre adresse mail ? Si on ajoutait que notre service client, disponible et réactif, peut vous assister dans l’élaboration de votre signature mail professionnelle ? Pour bénéficier de tous ces services compris, hâtez-vous de consulter nos offres et formules adaptées à votre métier !

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