Trop souvent négligée, la signature mail constitue pourtant un formidable canal de communication pour votre entreprise. L’outil présente de nombreux avantages et avec quelques conseils pratiques et l’utilisation d’outils appropriés, il deviendra en quelques clics votre meilleur allié…
Pour commencer, une signature email professionnelle vous permet d’asseoir votre image de marque auprès de vos clients et prospects. En effet, grâce à la présence d’informations de contact et d’actualités rassurantes, elle représente un véritable gage de sérieux, de crédibilité et de légitimité. Elle témoigne ainsi de votre professionnalisme.
Véritable carte de visite numérique et outil d’aide à l’identification, une signature mail correctement réfléchie et construite suscite la confiance. Elle personnalise les échanges et délivre des informations ciblées que vos destinataires assimileront naturellement. Ces informations précieuses favorisent en effet la mémorisation de votre marque et de votre identité, et permettent par la même occasion à vos clients et prospects de vous recontacter plus facilement.
Savez-vous que la signature mail offre bien plus de fonctionnalités que la seule transmission de vos coordonnées dans vos échanges quotidiens ? Ce n’est pas sans raison qu’on la qualifie de « canal de communication » !
Ainsi, selon l’outil sélectionné, vous pourrez l’agrémenter de liens d’appel à l’action pour communiquer sur le sujet de votre choix :
En bref, la liste est longue, comme les opportunités offertes par cet outil puissant de communication corporate et vecteur de conversions.
La transition est parfaite pour évoquer l’un des nombreux avantages offerts par la signature de mail, auquel on ne pense pas spontanément : l’employee advocacy. Kézako ? Né aux États-Unis, ce phénomène repose sur la mobilisation des employés à communiquer et à assurer la promotion de leur entreprise sur leurs réseaux sociaux, LinkedIn en tête. Cependant, il ne s’agit pas ici d’employee advocacy à proprement parler, mais plutôt, par extension, de « marque employeur », avec des salariés occupant un rôle d’ambassadeurs, même après leur débauche.
En effet, il est clairement établi qu’une signature mail travaillée et tenue régulièrement à jour favorise une communication interne de qualité. Et disposer d’une communication interne de qualité s’avère fondamental pour permettre une bonne diffusion des informations, mobiliser les troupes, et, surtout, maintenir la cohésion ainsi qu’une bonne ambiance générale au sein d’une structure professionnelle.
Maintenant que vous avez saisi l’importance d’une bonne signature d’email professionnelle, il convient d’aborder les informations qu’elle doit contenir et d’évoquer les différents outils existants. C’est parti !
Avant toute chose, il convient de veiller à la lisibilité, à la clarté et à la pertinence des informations délivrées dans votre signature mail. En effet, il ne s’agit pas ici d’inonder votre expéditeur d’informations dont il n’a pas nécessairement besoin. Cela étant dit et établi, voici les données qui doivent nécessairement y figurer, dans le respect de votre charte graphique :
Il existe pléthore d’outils d’aide à la création de signatures mail. La plupart des signatures sont proposées au format HTML pour garantir leur compatibilité avec l’ensemble des messageries existantes.
Vous trouverez des services gratuits auprès de générateurs de signatures, offrant les fonctionnalités de base. Tout dépendra de vos exigences en matière de présentation et fonctionnalités. Ainsi, certains outils vous invitent à créer votre signature à partir de modèles existants ou templates, et d’autres proposent également des solutions statistiques vous permettant d’affiner et d’adapter votre stratégie de communication grâce au taux de clics.
Voici, pour commencer, deux outils de signature mail gratuits à ajouter à votre messagerie et que notre service client vous recommande :
SASU au capital de 100 000 EUR | Immatriculée au RCS de Bayonne sous le numéro unique d'identification 490 097 888